Financieel/administratief beheer
- Het beheren van een afzonderlijke, ten name van de Vereniging gestelde bankrekening. In overleg met het bestuur zal het spaargeld van de Vereniging op een zo hoog mogelijk rentegevende spaarrekening (bij een betrouwbare bankinstelling) worden gezet. Dit met als doel om voor de Vereniging een zo hoog mogelijk rendement te behalen.
- Het incasseren en administreren van de maandelijkse bijdrage van de leden, zoals vastgesteld in de Algemene Ledenvergadering.
- Het signaleren en bewaken van eventuele achterstanden in de betalingen van de leden, en zo nodig herinneringen en aanmaning verzenden. Indien noodzakelijk, zal in overleg met de Vereniging een incassoprocedure worden opgesteld en aan de vergadering worden voorgelegd.
- Het betalen en administreren van facturen en rekeningen. Indien gewenst zullen de facturen naar de voorzitter of penningmeester worden gezonden, alvorens er een betaling plaatsvindt.
- Het bewaken van de begroting per begrotingspost, waarbij overschrijdingen tijdig gemeld worden aan het bestuur. Indien gewenst kunnen wij periodiek (per kwartaal of per halfjaar) een overzicht van de financiële stand van zaken van de Vereniging aan het bestuur toesturen.
- Het bijhouden van mutaties in het ledenbestand, het voeren van correspondentie met onder andere notarissen, makelaars en kandidaat-kopers. Aan de notaris wordt bij overdracht van een appartement een overzicht gezonden van de betalingen van de verkoper en een overzicht waaruit blijkt wat de koper en verkoper moeten betalen. De koper ontvangt omstreeks de overdracht van het appartement een “welkomstbrief”, waarin hij op de hoogte wordt gesteld van de regels zoals deze bij uw Vereniging gelden, de begroting en de balans en een opgave van de te betalen maandbijdrage.
- Het jaarlijks opstellen van de begroting aan de hand van ervaringscijfers, dit in overleg met de voorzitter en/of de penningmeester.
- Het incasseren van een eventuele extra bijdrage voor Groot Onderhoud.
- Het verstrekken van informatie aan de kascontrolecommissie.
- Het voorbereiden, bijwonen en notuleren van één jaarlijkse ledenvergadering.
- Het verspreiden van de uitnodigingen, volmachten, notulen, begrotingen, jaarstukken en mededelingen ten behoeve van de Algemene Ledenvergadering.
- Het aanleggen en bijhouden van een ledenregister.
- Indien van toepassing, het afrekenen van de verwarmingskosten met de leden.
- Het jaarlijks leveren van een opgave van het aandeel in het Reservefonds per eigenaar ten behoeve van de aangifte inkomstenbelasting box 3.
- Het in overleg met de tussenpersoon van de verzekeringen afhandelen van schadezaken (zoals water-, storm- en inbraakschades).
Technisch beheer
- Het geven van adviezen aan de voorzitter, het bestuur en leden met betrekking tot beheer, onderhoud en vernieuwingen.
- Het verstrekken van opdrachten aan betrouwbare aannemers en ondernemers voor kleinere onderhoudswerkzaamheden, zoals verstoppingen, lekkages en reparaties, die vallen onder de verantwoording van de Vereniging en onder de vastgestelde begroting. Indien de Vereniging voorkeur heeft voor bepaalde bedrijven, zal dit bedrijf worden ingeschakeld. Mocht er geen voorkeur bestaan, dan zal het beheerkantoor een bedrijf kiezen waar al jarenlang goede ervaringen mee zijn.
- Het opstellen en verzenden van offerteaanvragen voor Groot Onderhoud, in overleg met het bestuur of de technische commissie.
- Het beoordelen en vergelijken van de beschikbare offertes.
- Het uitbrengen van een advies aan de Vereniging naar aanleiding van de uitgebrachte offertes.
- Het opdragen- en, na uitvoering, controleren van de uitgevoerde werkzaamheden..
Light beheer
1. Het beheren van de afzonderlijke, ten name van de Vereniging gestelde, bankrekeningen. In overleg met het bestuur zal het spaargeld van de Vereniging op een zo hoog mogelijk rentegevende Spaarrekening (bij een betrouwbare bankinstelling) worden gezet. Dit, met als doel om voor de Vereniging een zo hoog mogelijk rendement te behalen.
2. Het incasseren en administreren van de maandelijkse bijdrage van de leden,
zoals vastgesteld in de Algemene Ledenvergadering.
3. Het signaleren en bewaken van eventuele achterstanden in de betalingen van
de leden, en zo nodig herinneringen en aanmaning verzenden. Indien noodzakelijk zal, in overleg met de Vereniging, een incassoprocedure worden opgesteld en aan de vergadering worden voorgelegd.
4. Het betalen en administreren van alle facturen van de VvE ná goedkeuring
van het bestuur.
5. Het bewaken van de begroting per begrotingspost, waarbij overschrijdingen
tijdig gemeld worden aan het bestuur. Maandelijks zal (digitaal) aan het bestuur een overzicht van inkomsten en uitgaven verstrekt worden.
6. Het bijhouden van mutaties in het ledenbestand, het voeren van correspondentie met onder andere notarissen, makelaars en kandidaat-kopers. Aan de notaris wordt bij overdracht van een appartement een overzicht gezonden van de betalingen van de verkoper en een overzicht waaruit blijkt wat de koper en verkoper moeten betalen. De koper ontvangt omstreeks de overdracht van het appartement een “welkomstbrief”, waarin hij/zij op de hoogte wordt gesteld van de regels zoals deze bij uw Vereniging gelden, de begroting en de balans en een opgave van de te betalen maandbijdrage.
7. Het jaarlijks opstellen van de begroting aan de hand van ervaringscijfers, dit in overleg met het bestuur.
8. Het incasseren van een eventuele extra bijdrage voor Groot Onderhoud.
9. Het jaarlijks rapporteren aan de leden betreffende de financiën van de Vereniging, bestaande uit de balans, de exploitatierekening en het persoonlijk betalingsoverzicht, alsmede een toelichting hierop.
10. Het verstrekken van informatie aan de kascontrolecommissie.
11. Het aanleggen en bijhouden van een ledenregister.
12. Het jaarlijks leveren van een opgave van het aandeel in het Reservefonds per eigenaar ten behoeve van de aangifte inkomstenbelasting box 3.
13. Het bieden van de mogelijkheid om middels een Portal op onze website in te loggen in de administratie van de VvE. Dit is zowel mogelijk voor de individuele leden (beperkte bevoegdheden) alsmede voor bestuur- en commissieleden (uitgebreide bevoegdheden).
14. Eventuele aanvullende werkzaamheden (zoals bijvoorbeeld het bijwonen van vergaderingen en het opvragen, beoordelen en in opdracht geven van offertes voor groot en klein onderhoud) kunnen op regiebasis worden afgenomen.